Comment faire un audit interne ?

L’audit interne, ou également appelé « audit de première partie » est un outil indispensable à intégrer dans la démarche de progrès d’une entreprise. Il est réalisé dans l’optique d’une amélioration globale de la qualité et permet à l’entreprise d’anticiper d’éventuels futurs problèmes, d’identifier ses faiblesses, mais également de capitaliser sur ses points forts.

Dans le domaine du management de la qualité, la norme ISO 9001 exige que l’ensemble du système soit régulièrement contrôlé. Cependant, rien n’oblige à le faire en une seule fois. En fonction de vos besoins et de vos ressources, l’audit interne pourra donc porter sur tout le périmètre de votre entreprise ou sur certains services en particulier (RH, Production ou encore Système informatique par exemple).

1 – Déterminer l’objectif de l’audit interne

En premier lieu, il s’agit de vérifier la conformité à un référentiel normatif ou privé. L’audit interne va permettre de mesurer l’efficacité des moyens mis en œuvre pour atteindre cette conformité. Au terme de celui-ci, l’entreprise aura une idée précise des améliorations à engager et des points forts sur lesquels capitaliser.

Certains grands groupes ont très bien compris pourquoi réaliser un audit interne et ont mis en place des services dont l’unique rôle est de réaliser ces audits et suivre la mise en place des actions correctives. Ils s’assurent ainsi une meilleure réussite lors du passage des audits de certification.

L’audit interne s’appuie sur 4 objectifs majeurs :

  • Vérifier la conformité au référentiel et détecter les non-conformités.
  • Vérifier l’efficacité du système.
  • Identifier les pistes amélioration.
  • Capitaliser sur les points forts.

2 – Choisir ses auditeurs

Dans le cadre d’un audit interne, l’auditeur fait partie de l’effectif de la société. Il se doit d’avoir une vision globale de l’entreprise et de ses métiers, d’être objectif et indépendant.

La réussite d’un audit interne dépend fortement du choix des auditeurs. Ceux-ci doivent maîtriser les procédures et méthodes de l’audit et bien connaître la situation et le fonctionnement de l’audit. Il est donc nécessaire de leur fournir toutes les informations utiles à la bonne réalisation de l’audit :

  • Normes du système de management.
  • Process de l’entreprise.
  • Cahiers des charges des produits.

Au-delà de l’aspect technique, l’auditeur devra également suivre un code déontologique strict et posséder certaines qualités essentielles, telles que :

  • L’impartialité : il devra rendre compte de manière sincère et précise sans porter de jugement.
  • La conscience professionnelle : il agira en accord avec l’importance des tâches qui lui seront confiées et la confiance qui lui a été accordée sur cette mission.
  • La confidentialité : il utilisera l’information de manière à ne pas porter préjudice aux intérêts de l’audité.
  • L’indépendance : il convient que l’auditeur ne soit pas lié à l’activité audité.

Il est primordial que ce dernier fasse preuve d’ouverture d’esprit, qu’il ne soit ni négatif ou critique, qu’il ne discute pas de sujets litigieux ou incite aux conversations personnelles.

Il est également possible pour certains sujets sensibles de confier la réalisation de l’audit interne à un cabinet spécialisé. C’est souvent le cas dans des services tels que la RH ou la direction.

3 – Préparer l’audit

La phase préparatoire est une étape clé dans la réalisation d’un audit, elle vise à définir l’approche générale des travaux et à effectuer la mission de manière efficace.

Elle visera tout d’abord à définir le périmètre à analyser. Il s’agit là d’identifier les services, les activités qui seront audités et de déterminer la fréquence et la durée des entretiens.

C’est également le moment de prendre contact avec les personnes qui seront entendues. Lors de cet entretien, il est essentiel d’instaurer une relation positive en dédramatisant l’enjeu de l’audit et en créant un climat de confiance qui donne envie à l’audité de collaborer.

C’est également à cette étape que l’auditeur prendra connaissance de l’ensemble des documents mis à sa disposition pour mieux comprendre et analyser le fonctionnement global de l’entreprise. Il faut connaître de près les domaines étudiés, et les découper en simples activités, en ayant pour but d’identifier les différents processus utilisés dans l’entreprise. Il s’agit bien souvent d’une quantité non négligeable de documents :

  • Référentiel normatif.
  • Rapport du précédent audit.
  • Manuel qualité par exemple.

4 – Réaliser l’audit

Il est temps de passer à la phase d’audit à proprement parler. Là aussi, les différentes étapes sont importantes et ne doivent surtout pas être négligées. Tout d’abord, il est important d’organiser une réunion d’ouverture dont le but est de présenter le plan d’audit ainsi que les auditeurs et de rappeler les objectifs.

La phase suivante est la phase d’entretiens individuels. Le questionnaire utilisé doit pouvoir couvrir tous les sujets à étudier, la méthode du QQOQCP peut être très utile pour valider toutes les informations nécessaires sur toutes les dimensions du problème. Attention toutefois à ne pas abuser du « Pourquoi ? », qui obligerait l’interviewé à se justifier et à bien distinguer les faits des opinions.

Il est également essentiel pour l’auditeur de se rendre sur le lieu de travail de l’audité afin de l’observer dans son environnement. Lors de la réunion de clôture, l’auditeur présente les résultats de l’audit en identifiant les différents points :

  • Non-conformité majeure.
  • Point sensible (risque de non-conformité si aucune action n’est engagée).
  • Proposition de progrès.
  • Points forts sur lesquels capitaliser

Le but de l’audit est d’évaluer, mais aussi et surtout d’aller vers une démarche d’amélioration continue. Il est donc essentiel de finir sur une touche positive pour motiver l’audité à s’améliorer.

5 – Mettre en place des actions correctives

Cette étape consiste à lister l’ensemble des actions préconisées pour optimiser les points d’amélioration identifiés. Après accord de la direction, un plan d’action sera établi dans lequel seront consignés les différentes tâches à accomplir, les moyens humains et financiers à allouer ainsi que le délai de mise en œuvre. Attention toutefois à ne pas aller trop vite dans la mise en place des actions, afin de laisser un temps d’adaptation aux différents intervenants.

6 – Suivre l’efficacité des actions engagées

L’audité est chargé de mettre en place les différentes actions correctives qui seront vérifiées, soit par un audit supplémentaire soit au travers de divers outils :

  • Indicateurs associés à l’action.
  • Tests ou mises en situation.
  • Retours client.
  • Retours effectués en interne.

Enfin, il demeure important de relancer les actions entreprises afin d’avoir un pilotage efficace. Un rapport de suivi peut être également rédigé et diffusé aux différents intervenants.

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